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團隊協作能力差?可能是該做任務管理了!

發布時間:2018-06-15 人氣:

 

協作管理是企業管理的重要內容,也是問題頻出的環節,因為協作管理需要涉及到多個成員的配合,不管是管理者還是員工,都會遇到很多問題:
 
來自管理者的困惑:
 
安排的任務經常被延期,員工卻還抱怨工作多;
任務進行中溝通不夠到位,反饋也不及時,經常會影響工作的成果;
我不能實時地跟進和督促任務的執行情況,對于進度掌握不全面不及時;
做績效評估時僅憑主觀判斷,無法清晰掌握團隊的工作成績和工作效率。

來自員工的煩惱:
 
每天的工作多而雜,忙的團團轉卻看不到什么成果;
制訂好的工作計劃總是被領導臨時安排的事情打亂;
很多工作被遺漏,很多工作只能推到最后完成,效果明顯達不到要求;
跟其他成員配合時不默契,其他成員的分工安排和任務進度情況不清楚。
其實每個團隊在協作過程中總會遇到各種各樣的問題,其中工作目標不清晰,責任不明確,執行力差,信息不透明,工作效率低是主要問題。
 
如果存在這些問題,說明你的團隊需要做工作任務管理了。工作任務管理是團隊管理的一項重要內容。任務管理的內容主要包括對任務難易程度的評估,定期梳理任務列表,更新任務進度,知會任務成員,準時交付任務成果。任務管理的目的在于提高團隊工作效率,消除溝通隔閡,快速反應,高效運作。
 
任務管理是如何實現高效協作的呢?
 
管理者需要做到:
 
一,任務分工明確,指派到人
 
團隊leader創建任務/項目,并明確任務詳情,主要包含任務要求、任務目標、所用工時、任務執行人、任務匯報要求等內容。能夠讓成員清晰的知道該做什么,需要達到什么效果,何時做完。也就是將任務量化,目標清晰,責任明確,成員也能心中有數的去執行任務。不過需要注意的一點是,既然已經做了任務量的評估,作為管理者就不能隨意更改任務或隨意指派其他額外事項。應該盡可能的保證成員集中精力和有效時間完成工作提供條件任務,盡量避免因為臨時事件加塞帶來時間切換成本。
 
目前市場上的任務管理工具非常多,而且任務管理已經成為協同辦公 管理的重要組成部分。
 
二,全程監督任務執行情況,隨時調整
 
任務分派完成后,團隊leader可以隨時查看任務的執行情況,通過查看哪些任務已經完成,有哪些任務正在進行中,還有哪些未開始的任務,了解到整個項目的推進情況。也可以針對性的查看某個成員的任務完成情況,了解該員工的工作效率和時間分配情況。
 
員工需要做到:
 
一,領取任務,更新進度
 
成員在接到指派任務后,可以根據leader標記的任務優先級和工時進行評估,根據任務的難易程度,緊急程度做好相應的安排和計劃。并且在執行中需要做到隨時記錄工時,更新任務進度,以便于其他成員和團隊leader查看,做到相互間透明。同時也會起到提高工作積極性和責任感的作用,督促自己和團隊整體緊密合作。
 
二,做好個人時間管理,提升工作效率
 
成員在執行任務過程中,尤其工作量繁多時,容易造成任務的遺漏,而且因為諸多事項帶來的壓迫感和緊張感也不利于有效工作的開展。此時可以通過時間管理工具來做好個人時間安排。如四象限時間管理法,將任務事項按照輕重緩急進行安排梳理。很多協同軟件 /任務管理軟件中的待辦管理也是個人時間管理的好幫手,它以每天的有效工作時長為單位,將每天需要處理的工作進行分割分配,最大化程度提高時間的利用率,而且在每天不斷的分配調整中提升工作效率。
 
任務管理確實是提高團隊協作能力的有效手段,但是,要想通過任務管理來實現團隊的有效協作,還需要注意的一點是,不要讓任務管理流于形式。而是當成一項日常規范,久而久之,任務管理也就更加規范,團隊協作更加高效。
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